Klantreis Stedin
Hoe Stedin netcongestie aanpakt met Obeya
Lees hoe Stedin met de Obeya-methode haar uitdagingen rondom netcongestie wist te overwinnen en de interne samenwerking te versterken.
Aanleiding
Een overbelast net
Door de Nederlandse duurzaamheidsambities en de toename in elektriciteitsgebruik is de belasting op het elektriciteitsnet sterk gestegen. Naast een groei in vraag en aanbod zijn pieken en dalen extremer geworden, vooral op zonnige en winderige dagen door zonne- en windenergie. Deze snelle ontwikkeling kon niet worden bijgehouden door de uitbreiding van kabels en leidingen, wat heeft geleid tot ‘netcongestie’. “Het is een complex probleem,” zegt Aran Haeken, Productmanager Klant bij Stedin. “Wij beheren het net van Utrecht tot Zeeland, met aansluitingen voor twee miljoen huishoudens en zakelijke klanten met een veel grotere vermogensvraag.”
Uitdaging
De complexiteit van stroomvoorziening
Stedin kijkt vooruit en vraag zich af:
“hoe gaan we zo’n enorm programma managen?”
Obeya Coaching & Training werd gevraagd mee te denken en Reinko de Vries ging aan de slag met deze uitdaging.
Aanpak
Het programma managen met Leading With Obeya
“Toen kwam de vraag: hoe gaan we zo’n enorm programma managen? We wilden visueel werken, zodat we een gemeenschappelijk beeld van de voortgang zouden hebben. Ook wilden we op een eenduidige en overzichtelijke manier de rest van de organisatie meenemen, en niet communiceren via nieuwsbrieven en rapportages. We dachten dat de methode Leading with Obeya wel eens iets zou kunnen zijn. Ik had nog nooit van Obeya gehoord, maar iemand binnen het team had er al positieve ervaringen mee.”
“We startten met het Obeya Team Kickstart-programma van Obeya Coaching & Training, waarbij we in drie dagen de Obeya opbouwden en een overlegstructuur inrichtten. Acht maanden later zien we dat deze gestructureerde en agile aanpak uitstekend werkt. Het team is altijd op de hoogte, werkt in een vast ritme en stuurt op tijd bij. De transparantie richting de organisatie is enorm waardevol; iedereen, van de Raad van Bestuur tot monteurs, weet nu wat we doen en hoe zij kunnen bijdragen.”
Reinko
de Vries
Aanpak
De Obeya Team Kickstart
Om effectief en transparant te werken, koos Stedin voor de Obeya-methode, een visuele managementaanpak die helpt om doelen en prestaties overzichtelijk te maken. Dit bracht de volgende voordelen:
- Visuele transparantie: alle teamleden en stakeholders krijgen real-time inzicht in de voortgang.
- Verbeterde samenwerking: multidisciplinaire teams werken gestructureerd en consistent.
- Verhoogde wendbaarheid: het team kan snel bijsturen op basis van actuele gegevens.
- Efficiënter besluitvormingsproces: doordat iedereen hetzelfde beeld heeft, verlopen beslissingen sneller.
De structuur en de routines als kloppend hart
“Wat goed werkt, is de logische opbouw van het Obeya-bord. De Leading with Obeya-methode voelt natuurlijk en kloppend aan: van Strategische Richting, naar Prestaties, naar het Plan naar Waarde-bord. We werken nog steeds volgens de routines en het ritme die ons tijdens de training zijn geleerd. We hebben twee keer per week een Acteer en Reageer-sessie, en om de week de Prestaties en Plan naar Waarde-sessies. Deze sessies doen we fysiek bij het Obeya-bord. Ook hebben we de contentsessies wanneer nodig en natuurlijk kwartaalsessies om het afgelopen kwartaal te evalueren en het komende kwartaal te plannen. Bij de Prestaties sessies sluiten vaak MT-leden aan om te zien waar we nu staan. Omdat we alles op het bord hebben hangen, kijken we naar hetzelfde en kunnen we de voortgang en de afhankelijkheden goed monitoren.”
“De uitdaging zit erin dat het soms iets te statisch wordt; er zit namelijk veel repetitie in de sessies. En als er dan geen nieuwe informatie is, dan verliest het team snel zijn energie. Het ritme moet wel aansluiten bij de inhoud. We hebben namelijk best lange change trajecten, dus de indicatoren veranderen niet iedere week. We willen de waarde van de sessies voor het MT en onszelf hoog houden. Er moet wel iets te melden zijn. Die puzzel zijn we nu aan het leggen. Als het lukt om de indicatoren te verbeteren, doen we dat, en anders passen we het ritme van de sessies aan.”
“We hebben een vaste facilitator die de sessies begeleidt. Dat is essentieel; hij geeft ons echt structuur tijdens de meetings. We krijgen veel kritische vragen over het proces, zoals: ‘Hoort dit hier thuis?’ ‘Moeten we dit nu hier bespreken?’ en hij houdt ons aan de tijd en de afspraken. Zo kunnen wij ons met de inhoud bezighouden en blijven de sessies kort en effectief. We hebben de LWO-routines als basis gebruikt, maar inmiddels wel onze eigen stijl ervan gemaakt.”
Quote
“We laten de mijlpaalkaartjes met groene stip hangen tot de volgende kwartaalsessie om zo onze successen te kunnen vieren.”
Resultaten
Meer verbinding binnen het team en met andere ketens
“Het programmateam bestaat uit een mix van het MT, Epic owners en productmanagers, met ondersteuning vanuit IT. We zitten als team in een bepaalde volwassenheid nu, wat natuurlijk wordt gevoed door de systematiek. Doordat we in een vast ritme bij elkaar zitten en het over de relevante dingen hebben, heb ik echt het gevoel dat we een team zijn. Dat waren we niet toen we startten.”
“We krijgen ook veel meer verbinding met andere ketens door deze manier van werken. We zien de invloed van ons werk op andere ketens. Als iets niet lukt, zien we direct de impact die het heeft op andere ketens of mijlpalen. Deze systematiek geeft ons echt de handvatten om de juiste dingen met elkaar te kunnen bespreken. Ik geloof dat we door deze methode beter in staat zijn onze programmadoelen te halen.”
Hoe kunnen wij jou verder helpen in je reis?
